В части пятнадцатой подпункта 149.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 определен порядок систематизации дел в номенклатуре. При этом за основу взят подход, согласно которому на первое место в номенклатуре дел должны выноситься дела с распорядительными документами, затем — с организационными, за ними — протоколы, планы, отчеты и др.
Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел организации систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
— нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
— учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
— распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
— распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
— организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
— протоколы;
— планы;
— отчеты;
— договоры;
— справочно-информационные документы: акты, справки, информации, сводки;
— переписка; учетно-регистрационные формы (журналы, книги, картотеки);
— описи дел структурных подразделений;
— номенклатура дел организации и выписки из нее.
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в Республики Беларусь определяется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29, которая вступила в силу с 2 июня 2024 года.
Порядок регистрации распорядительных документов по личному составу регламентируется подпунктом 125.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Этим пунктом установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров. Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения (п. 157 Инструкции по делопроизводству).
Приказы об установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров относятся к приказам по личному составу. Для данных приказов устанавливаться 55-летний срок хранения (пп. 21.3 Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
Да, государственным организациям разрешено использовать угловой штамп при оформлении документов. Согласно пункту 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкции) при оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.
Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и по вертикали: 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы); 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) (пп.27-30 Инструкции).
Перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, определяется Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь».
При использовании печати целесообразно установить перечень документов организации, на которых проставляется печать, в инструкции по делопроизводству организации, ином ЛПА (например, положении).
Кроме того, проставление печати на документах может быть установлено НПА. (п.57 Инструкции).
С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами) (пп.3.11 п.3 Декрета «О развитии предпринимательства» от 23.11.2017 № 7).
Органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь уделяется большое внимание работе по исполнению обращений юридических и физических лиц, касающихся обеспечения их прав, свобод и (или) законных интересов. Ежегодно государственными архивами Гомельской области, включая архивы по личному составу горрайисполкомов, исполняется более одиннадцати тысяч запросов социально-правового характера. Выдаваемые архивные справки, архивные выписки, архивные копии позволяют гражданам оформлять пенсии, пересматривать в необходимых случаях их размеры, получать компенсационные выплаты, пользоваться различными социальными льготами, обеспечивать свои имущественные и наследственные права.
В настоящее время совместно с архивами республики подготовлен справочник «Сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера», утвержденный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2010 № 43. Приведенные в справочнике данные могут быть использованы в практической работе работниками государственных архивов, органов социальной защиты, других заинтересованных организаций, а также гражданами при поиске сведений о месте нахождения документов, необходимых для обеспечения их прав, свобод и (или) законных интересов.
Главное управление юстиции облисполкома разъясняет порядок хранения и комплектования документов по личному составу. В соответствии с законодательством Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства документы по личному составу хранятся в организациях 55 лет. В связи с этим для получения необходимых сведений в течение данного периода заявителям нужно в первую очередь обращаться в организации, в которых они работали или учились.
Особую остроту составляет проблема сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций 90-х годов ХХ века, не имеющих правопреемников. Местом хранения таких документов в 1999 году законодательно были определены территориальные (городские и районные) архивы. При наведении архивной справки необходимо иметь в виду, что при ликвидации государственной организации ее документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы постоянного хранения передаются в государственный архив, источником комплектования которого является организация, а документы по личному составу, сроки ведомственного хранения которых не истекли, — в архив вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив. При ликвидации негосударственной организации-источника комплектования государственного архива, не имеющей правопреемника, ее документы постоянного хранения передаются в государственный архив, а документы по личному составу, сроки ведомственного хранения которых не истекли, — в архив вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив. Документы негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, прекратившего свою деятельность индивидуального предпринимателя, передаются в архив вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив.
Государственные архивные учреждения Республики Беларусь не располагают запрашиваемыми сведениями. Рекомендуем по этому вопросу обратиться в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ул. Кирова, 74, 142100, г. Подольск, Московская область), Государственный архив Российской Федерации (ул. Большая Пироговская, 17, 119435, г. Москва), а также в Центр розыска и информации Российского Красного Креста (ул. Кузнечный мост, 18/7, 107031, г. Москва) или Центральный аппарат Российского Красного Креста (Черемушкинский проезд, д.5, 117292, г. Москва) и на Интернет сайты: www.obd-memorial.ru. и www.pomnite-nas.ru.
Согласно пункту 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, после утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки из номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
Допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.
Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 25.07.2024 № 36 утверждены Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.
В Методических рекомендациях освещаются вопросы составления номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел. В них разъясняются требования к порядку согласования, подписания и утверждения номенклатур дел структурных подразделений организации и номенклатуры дел организации, к принципам построения номенклатур дел, систематизации заголовков дел, заполнению граф и др.
Электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, который подписан электронной цифровой подписью. Он имеет такую же юридическую силу, как и соответствующим образом оформленный бумажный документ (абз. 16 ст.1, ч. 1 ст. 22 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28.12.2009 № 113-З»).
Нормативное регулирование:
— Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28.12.2009 № 113-З;
— Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;
— Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19;
— Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.
Глава 19 (пункты 199-228) Инструкции по делопроизводству раскрывает особенности работы с документами в электронном виде.
Подготовка документов в электронном виде осуществляется по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление текста и реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным в главах 5–7 Инструкции по делопроизводству.
В документах в электронном виде при оформлении реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Виза», «Подпись», в состав которых входит собственноручная подпись, все составные части таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа). В качестве эквивалента собственноручной подписи используется электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) или иные аналоги собственноручной подписи.
Допускается подписывать, согласовывать, утверждать внутренние документы в электронном виде без использования ЭЦП, если иное не установлено законодательством, при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.
Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс» в документах в электронном виде вносятся в его формуляр полностью, если это не нарушает целостность и подлинность документа после его подписания (утверждения). В иных случаях реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс» отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе. Допускается включение в формуляр документа в электронном виде составных частей реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», известных до подписания документа в электронном виде (месяц и год, индекс дела по номенклатуре дел организации).
Реквизит «Резолюция» в документах в электронном виде отражается в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе или оформляется листом резолюции, содержание которой переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе.
Реквизиты «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящего документа)» в документах в электронном виде отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе.
Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется службой документационного обеспечения управления (лицом, ответственным за ДОУ).
При получении документов в электронном виде проверяются наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, соответствие установленным форматам, отсутствие компьютерных вирусов. При получении документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, дополнительно проверяется их целостность и подлинность.
При положительном результате проверки документы подлежат дальнейшей обработке.
В случае обнаружения ошибок, в том числе отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, несоответствия установленным форматам, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов, организации-отправителю направляется уведомление об отказе в приеме и регистрации.
Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 122 Инструкции по делопроизводству.
Внутренние документы организации в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», включая приложения, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).
Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 12 и 14 Инструкции по делопроизводству, и требований главы 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.
Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале).
Порядок оформления акта регламентирован в пунктах 100-104 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Акт составляется комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом) для подтверждения установленных фактов.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном или родительном падеже.
Дата акта должна соответствовать дате актирования.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности служащего, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей служащих, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей служащих указываются наименования организаций, которые они представляют.
Должности служащих, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации, предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра. Первый экземпляр акта подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей служащих. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается уполномоченным должностным лицом.
Протокол традиционно относят к системе организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация – документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. В организационно-распорядительной документации обычно выделяют три основные группы документов: распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение), организационные (устав, положение, инструкция, правила и др.), справочно-информационные (письмо, справка, акт, докладная и объяснительная записки и др.). Протокол часто относят к группе справочно-информационных документов, т.к. в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь, для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе: он сочетает в себе черты и справочно-информационного, и распорядительного документа.
Основным нормативным правовым актом, регулирующим вопросы составления и оформления протоколов, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (пункты 93-99). Кроме нее при подготовке и оформлении протоколов надлежит руководствоваться следующими нормативными и методическими документами по делопроизводству:
Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.
Запрос социально-правового характера – запрос о предоставлении архивной информации, связанный с обеспечением законных прав граждан.
По характеру истребуемой информации запросы социально-правового характера подразделяются на: касающиеся имущественных и наследственных прав физических лиц; не касающиеся имущественных и наследственных прав физических лиц.
К запросам социально-правового характера, касающимся имущественных и наследственных прав физических лиц, относятся запросы, связанные с предоставлением архивной информации о владении, пользовании и распоряжении движимым и недвижимым имуществом, его приобретении, отчуждении и наследовании.
К запросам социально-правового характера, не касающимся имущественных и наследственных прав физических лиц, относятся запросы:
— о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы;
— о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;
— о проживании на оккупированной территории в годы Великой Отечественной
войны;
— о пребывании в эвакуации;
— об участии в партизанском и подпольном движении в годы Великой Отечественной войны;
— о нахождении в созданных нацистами местах принудительного содержания;
— о насильственном вывозе в Германию и другие страны Европы в период Второй мировой войны;
— о награждении и присвоении ученых степеней и званий;
— об образовании и учебе;
— об избрании на выборные должности;
— о применении репрессий и реабилитации;
— о судимости;
— о заключении или расторжении брака.
По результатам рассмотрения запросов готовятся информационные документы: архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо.
Выдача указанных документов по заявлениям граждан, отнесена к административным процедурам и осуществляется в рамках Закона Республики Беларусь «Об основах административных процедур» от 28 октября 2008 г. № 433-З.
Для осуществления административных процедур предоставляются документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, предусмотренные пунктами перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200.
Запросы социально-правового характера, в том числе и поступившие из-за пределов Республики Беларусь, исполняются на безвозмездной основе, за исключением запросов, касающихся имущественных и наследственных прав граждан, которые исполняются на платной основе.
Сроки исполнения запросов составляют 15 календарных дней со дня подачи заявления, а при необходимости дополнительного изучения и — проверки — 1 месяц.
В белорусских архивах хранится большое количество документов, которые могут быть использованы в генеалогических исследованиях, представляют интерес для восстановления родословных. К ним относятся: метрические книги, ревизские сказки, учетные документы различных ведомств, сословий, национальностей и др. Преимущественно эти документы находятся в Национальном историческом архиве Беларуси в г. Минске (по территории бывших Минской, Могилевской, Витебской и частично Гродненской губерний Российской империи) и в Национальном историческом архиве Беларуси в г. Гродно (в основном, по территории Гродненской и частично Виленской губерний). Документы по генеалогии имеются также в государственных архивах органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Информацию по генеалогическим запросам можно найти на сайте: Национального исторического архива Беларуси в г. Минске на странице «Услуги» в Национальном историческом архиве Беларуси в г. Гродно, контактная информация которого размещена на сайте «Архивы Беларуси». В настоящее время на сайте «Архивы Беларуси» представлены сведения, касающиеся: метрических книг; ревизских сказок; документов по генеалогии дворянства; документов генеалогического характера государственных областных архивов. Кроме этого для удобства пользователей, интересующихся генеалогией, разработана справочная информация об административно-территориальном делении Беларуси в 19-20 веках.
Белорусские архивисты сотрудничают с фондом «Routes To Roots» («Возвращение к корням»), возглавляемым Мириам Вайнер. Этот фонд занимается составлением описей архивных документов по еврейской генеалогии и размещает их в поисковой базе данных в Интернете (бесплатно для посетителей). Веб-сайт фонда www.rtrfoundation.org представляет обширную информацию об архивных документах по еврейской генеалогии, а также несколько разработок генеалогического характера, осуществлённых архивистами Беларуси. Кроме того, сайт содержит различные карты, дает ссылки на белорусские картографические ресурсы и представляет другую ценную информацию. Сайт состоит из двух частей: книга на 350 страницах и поисковая база данных архивных описей по городам Беларуси, Польши, Украины, Молдавии Литвы.
Документы генеалогического характера имеются в государственных архивах всех областей Республики Беларусь. Они представлены в довольно значительном объеме за исключением Могилевского областного архива, потерявшего большую часть своих фондов во время Великой Отечественной войны. Сведения, содержащиеся в данных архивных материалах, затрагивают почти весь 20-й век и относятся к периодам нахождения Беларуси в составе Российской империи и Союза Советских Социалистических Республик (СССР). Это широкий спектр документов, имеющих различную направленность и касающихся деятельности многих ведомств (как гражданских, так и военных). Среди наиболее информативных источников для генеалогических исследований — акты гражданского состояния, данные о налогоплательщиках, избирателях, сотрудниках государственных учреждений, военнообязанных, призывниках и допризывниках, лицах, пострадавших во время Великой Отечественной войны. Представлена также информация, касающаяся собственности на то или иное имущество, в частности городских домовладений.
Отдельную группу документов составляют похозяйственные книги, в которых содержатся поименные списки жителей деревень с указанием сведений об их прибытии и убытии. Имеются также архивные данные из фондов органов образования, землеустройства, суда, религиозных конфессий и, кроме того, управленческих структур периодов польского правления в Западной Беларуси с 1921 по 1939 гг. и немецкой оккупации с 1941 по 1944гг. и др. Учреждение «Государственный архив Гомельской области» исполняет запросы генеалогического характера. За дополнительной информацией обращаться по телефону: 8 (0232) 39 89 88 – отдел информации публикации и использования документов.
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен:
Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (глава №5).
Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу документа ниже реквизита «Место составления или издания». В письмах заголовок к тексту оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» (ч. 2 п. 50 Инструкции по делопроизводству).
Реквизит «Заголовок к тексту» указывается на документах, оформленных на бланках или листах бумаги стандартного формата А4. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или листах бумаги стандартного формата А5 (ч. 1 п. 50 Инструкции по делопроизводству).
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа (ч. 3 п. 50 Инструкции по делопроизводству).
В заголовке к тексту могут употребляться (ч. 4 п. 50 Инструкции по делопроизводству):
— сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах и общегосударственных классификаторах Республики Беларусь;
— сокращенные наименования организаций;
— общепринятые сокращения.
Правила оформления заголовка к тексту следующие:
— печатается от границы левого поля (абз. 3 ч. 1 п. 77 Инструкции по делопроизводству);
— в кавычки не заключается и не подчеркивается (ч. 5 п. 50 Инструкции по делопроизводству);
— точка в конце заголовка не ставится (ч. 5 п. 50 Инструкции по делопроизводству);
— если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до 120 мм от границы левого поля (п. 79 Инструкции по делопроизводству).
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен:
Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (глава №5).
Резолюция – документированное указание руководителя, иного уполномоченного лица о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем организации при рассмотрении входящих или внутренних документов.
В резолюцию входит (ч. 1 п. 49 Инструкции по делопроизводству):
— фамилия и инициалы исполнителя (если поручение дается нескольким исполнителям, первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей) (ч. 2 п. 49 Инструкции по делопроизводству);
— содержание поручения либо указание о порядке использования документа. Резолюции должны быть конкретными, ясными. Указания о порядке исполнения документа могут носить общий (например, «к сведению») либо конкретный характер (например, «прошу подготовить заключение»);
— срок исполнения поручения (при необходимости). Срок исполнения документа (поручения) — это дата, к (до) которой документ должен быть исполнен, или период времени, в течение которого документ должен быть исполнен.
Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом. При оформлении резолюции можно столкнуться с такой проблемой, как невозможность размещения резолюции в отведенном для нее месте в связи с оформлением сложной по содержанию резолюции или нескольких резолюций. В таких случаях допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа. При этом не должны затрагиваться текст и поля документа (ч. 4 п. 49 Инструкции по делопроизводству).
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. В таком случае на листе резолюции указывается регистрационный индекс и дата документа, к которому относится резолюция. Текст резолюции может быть напечатан или написан от руки.
Лист резолюции прикрепляется к документу. На самом документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».
На отдельных листах оформляются резолюции по исполнению поручений ряда высших должностных лиц Республики Беларусь (например, Президента Республики Беларусь), а также руководителей госорганов и иных организаций (ч. 7 п. 49 Инструкции по делопроизводству).
После исполнения документа лист резолюции вместе с документом подшивается в дело (ч. 5 п. 49 Инструкции по делопроизводству).
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен:
Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (глава №5).
Адресатом является получатель документа.
Реквизит «Адресат» печатается с отступом 80 мм от границы левого поля (ч. 3 п. 77 Инструкции по делопроизводству).
Оформление данного реквизита зависит от того, кто является получателем документа. Адресатом являются (ч. 2 п. 47 Инструкции по делопроизводству):
1) организация:
1.1) одна организация.
Наименование организации указывается в именительном падеже (ч. 3 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
1.2) несколько организаций.
Допускается указание в реквизите «Адресат» только четырех адресов. То, что второму и последующим адресатам отправляется копия документа, указывать не нужно (ч. 15 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 1 к Инструкции по делопроизводству.
На каждом экземпляре копии документа указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов (ч. 16 п. 47 Инструкции по делопроизводству);
1.3) несколько однородных организаций.
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже (ч. 4 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
2) структурное подразделение организации.
Сначала указывается в именительном падеже наименование организации, а ниже — наименование структурного подразделения (ч. 5 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
3) конкретное должностное лицо организации:
3.1) одно должностное лицо.
В реквизите «Адресат» указывается: наименование организации в именительном падеже, должность служащего и фамилия адресата — в дательном (ч. 6 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
3.2) руководитель организации (его заместитель).
В таких случаях в состав реквизита входит наименование должности адресата и наименование организации, а также фамилия адресата (ч. 7 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
3.3) руководители нескольких однородных организаций. При направлении такого документа наименования должностей служащих руководителей указываются обобщенно в дательном падеже (ч. 8 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
4) граждане.
В реквизите «Адресат» документа вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем — почтовый адрес) (ч. 10 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
В реквизит «Адресат» также может входить почтовый адрес. Он обязательно указывается при адресовании документа:
— гражданам (ч. 10 п. 47 Инструкции по делопроизводству);
— разовому корреспонденту (ч. 11 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
При направлении документа по электронной почте разовому корреспонденту в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина (ч. 13 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (ч. 12 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
Согласно пункту 70 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования адрес должен быть точным и полным и содержать следующие данные: фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название отделения почтовой связи, название района, название области. При этом если в почтовый адрес входит название города, то почтовый код (индекс) указывается перед ним.
Следует помнить, что, если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов (ч. 17 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен:
Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (глава №5).
Дата документа — это реквизит документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования.
Дата документа зависит от вида последнего. Так, датой документа является (ч. 2, 3 и 4 п. 42 Инструкции по делопроизводству):
— дата его подписания;
— дата его подписания последней организацией — для совместного документа на бумажном носителе;
— дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);
— дата утверждения, которая указана в реквизите «Гриф утверждения», — для утверждаемого документа.
Даты оформляются цифровым способом арабскими цифрами. Элементы даты указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляется двумя парами цифр, разделенными точкой, год — четырьмя цифрами (ч. 6 п. 42 Инструкции по делопроизводству).
При подготовке проекта документа, дата которого является датой его подписания или утверждения, в реквизите «Дата документа» допускается печатать только обозначения месяца и года. При этом день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ (ч. 5 п. 42 Инструкции по делопроизводству).
Данное требование распространяется на оформление реквизита «Гриф утверждения» (ч. 7 п. 48 Инструкции по делопроизводству) и на следующие документы:
— докладную записку (п. 110 Инструкции по делопроизводству);
— справку (п. 116 Инструкции по делопроизводству);
— письмо (п. 119 Инструкции по делопроизводству).
В постановлениях, решениях, протоколах (п. 91, п. 96 Инструкции по делопроизводству) дата может быть напечатана целиком.
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) или лицом, ответственным за ДОУ на дела всей организации по форме согласно приложению 3 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, на основе номенклатур дел структурных подразделений, которые в свою очередь составляются на дела каждого структурного подразделения организации (п. 136, 137 Инструкции по делопроизводству)
Номенклатура дел организации составляется ежегодно. На предстоящий делопроизводственный (календарный) год составляется в IV квартале текущего года.
На текущий год – при создании организации, в том числе в результате реорганизации в форме слияния или разделения, а также при значительном изменении структуры, функций и направлений деятельности организации.
Номенклатура дел организации составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы сводной номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой согласно приложению 3 к Инструкции по делопроизводству и указаниями п. 149 Инструкции по делопроизводству.
В номенклатуру дел организации включаются: заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в т.ч. учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек, информационных ресурсов. В номенклатуру дел организации также включаются заголовки дел с документами, образующимися в процессе деятельности коллегиальных органов, комитетов и комиссий.
В номенклатуру дел не включаются: Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), вспомогательные документы.
При наличии в организации общественной организации ее номенклатура дел составляется по форме согласно приложению 4 к Инструкции по делопроизводству. Дела общественной организации включаются в конец номенклатуры дел организации самостоятельным разделом.
Предусматриваются в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры для незапланированных дел, заводимых в течение года (резервные индексы).
Согласование и утверждение номенклатуры дел организации:
- Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ).
- Согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации.
- Утверждается руководителеморганизации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.
Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
В системе Государственной архивной службы Республики Беларусь правом издания и распространения нормативно-методической литературы по делопроизводству и архивному делу обладает учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)
Адрес: ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск, Республика Беларусь
Тел./факс: +375 (17) 363 75 27
E-mail: secretar@belniidad.by
Одной из достаточно распространенных форм работы государственных архивов нашей страны в области научного использования документов является исполнение тематических запросов, поступающих как от организаций и учреждений, так и от отдельных граждан. Иными словами, государственные архивы оказывают такой вид платных ycлуг организациям и гражданам, как исполнение запросов по определенной теме. Как правило, эти запросы касаются истории административно-территориальных регионов нашего государства (области, района), отдельных населенных пунктов (городов, сел, деревень, поселков, улиц и т. д.); промышленных, сельскохозяйственных, культурных и иных организаций, расположенных или располагавшихся ранее на территории этих административных единиц (фабрик, заводов, больниц, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п.). К тематическим запросам относятся также запросы о жизни и деятельности политических, государственных и общественных деятелей, ученых, деятелей культуры и др. Спектр тем, по которым архивы могут предоставить интересующую заявителя информацию, очень широк. Заявители обращаются в архивы с тематическими запросами для получения информации с самыми разными целями. Это, например, написание хроникально-документальных книг «Память» (работа над воссозданием истории областей и районов продолжается и сейчас, координирует ее в каждом районе соответствующий исполком). Информация, которую предоставляют архивы по тематическим запросам, используется в работе по созданию краеведческих музеев. Широко используется представляемая информация организациями во время празднования юбилейных дат. Отдел по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома по данным государственных архивов области ежегодно составляет перечень памятных и юбилейных дат по Гомельской области и направляет в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь для подготовки Календаря знаменательных и памятных дат по истории Беларуси. В этой связи, при праздновании каких – либо юбилейных и знаменательных дат в истории существования организаций, можно за получением необходимой информации обратиться в соответствующий государственный архив. А саму информацию и копии архивных документов, как правило, используют при написании докладов, брошюр, статей в средствах массовой информации, на выставках, при изготовлении буклетов и при проведении других мероприятий, связанных с празднованием той или иной юбилейной даты. В связи с вышеизложенным возникает вопрос: в какой архив нужно обращаться организации за получением соответствующей информации? Все документы по истории Беларуси, начиная с ХV века и до революции 1917 года, образовавшиеся в процессе деятельности губернских, уездных, волостных органов управления, хозяйственно-экономических, культурно-просветительских и других учреждений Полоцкой (1776-1796гг.), Белорусской (1797-1802гг.), Витебской (1802-1917гг.), Могилевской (1772-1796, 1802-1918гг.), Минской (1795-1918гг.) губерний хранятся в государственном учреждении «Национальный исторический архив Беларуси) (ул. Кропоткина, 55 220002 г. Минск). Здесь же хранятся документы по истории Беларуси Великого княжества Литовского и Речи Посполитой. Документы по истории Гомельской губернии до 1919 года находятся на хранении в государственных архивах Российской Федерации, так как губерния входила в состав РСФСР. Иными словами, сведения по истории учреждений и организаций дореволюционного периода, располагавшихся ранее на территории нынешних Минской, Могилевской, Витебской, Гомельской и, частично, Гродненской и Брестской областей, содержатся в документах Национального исторического архива Беларуси. Аналогичные документы по дореволюционной истории западных регионов Беларуси (в большей степени нынешних Гродненской и Брестской областей) хранятся в государственном учреждении «Национальный архив Беларуси в г. Гродно» (пл. Тизенгауза, 2 230023 г. Гродно). Кино-фото-фонодокументы по дореволюционному и послереволюционному периодом истории нашего государства находятся в уникальном, единственном в своем роде архиве – учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (ул. Фоминых, 1, 222720 г. Дзержинск, Минская область). Документы по истории учреждений и организаций послереволюционного периода хранятся в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» (пр. Независимости, 116, 220114 г. Минск), в областных и зональных государственных архивах. В большинстве своем зональные архивы хранят документы, начиная с 1944 года. В государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» находятся документы республиканских органов власти и управления, учреждений и организаций республиканского значения; в областных государственных архивах – органов власти и управления, учреждений и организаций областного уровня, а также организаций некоторых районов; в зональных государственных архивах хранятся документы органов власти и управления, учреждений и организаций районного уровня. Таким образом, для получения необходимой информации, например, районной организации нужно обратиться в соответствующий зональный и областной государственные архивы. Организация, расположенная, например, на территории г. Гомеля, может обращаться в учреждения: «Государственный архив Гомельской области» (8-пер. Ильича, 26а, 246042 г. Гомель) и «Государственный архив общественных объединений Гомельской области» (ул. Крестьянская, 14, 246050 г. Гомель). Исполнение тематического запроса государственными архивами осуществляется на платной основе.
В системе Государственной архивной службы Республики Беларусь правом издания и распространения нормативно-методической литературы по делопроизводству и архивному делу обладает учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)
Адрес: ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск, Республика Беларусь
Тел./факс: +375 (17) 363 75 19
E-mail: literatura@belniidad.by.
Одной из достаточно распространенных форм работы государственных архивов нашей страны в области научного использования документов является исполнение тематических запросов, поступающих как от организаций и учреждений, так и от отдельных граждан. Иными словами, государственные архивы оказывают такой вид платных услуг организациям и гражданам, как исполнение запросов по определенной теме. Как правило, эти запросы касаются истории административно-территориальных регионов нашего государства (области, района), отдельных населенных пунктов (городов, сел, деревень, поселков, улиц и т. д.); промышленных, сельскохозяйственных, культурных и иных организаций, расположенных или располагавшихся ранее на территории этих административных единиц (фабрик, заводов, больниц, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п.).
К тематическим запросам относятся также запросы о жизни и деятельности политических, государственных и общественных деятелей, ученых, деятелей культуры и др. Спектр тем, по которым архивы могут предоставить интересующую заявителя информацию, очень широк. Заявители обращаются в архивы с тематическими запросами для получения информации с самыми разными целями. Это, например, написание хроникально-документальных книг «Память» (работа над воссозданием истории областей и районов продолжается и сейчас, координирует ее в каждом районе соответствующий исполком). Информация, которую предоставляют архивы по тематическим запросам, используется в работе по созданию краеведческих музеев. Широко используется представляемая информация организациями во время празднования юбилейных дат. Отдел организационно-методической, регистрационной и архивной работы главного управления юстиции Гомельского облисполкома по данным государственных архивов области ежегодно составляет перечень памятных и юбилейных дат по Гомельской области и направляет в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь для подготовки Календаря знаменательных и памятных дат по истории Беларуси. В этой связи, при праздновании каких – либо юбилейных и знаменательных дат в истории существования организаций, можно за получением необходимой информации обратиться в соответствующий государственный архив. А саму информацию и копии архивных документов, как правило, используют при написании докладов, брошюр, статей в средствах массовой информации, на выставках, при изготовлении буклетов и при проведении других мероприятий, связанных с празднованием той или иной юбилейной даты. В связи с вышеизложенным возникает вопрос: в какой архив нужно обращаться организации за получением соответствующей информации? Все документы по истории Беларуси, начиная с ХV века и до революции 1917 года, образовавшиеся в процессе деятельности губернских, уездных, волостных органов управления, хозяйственно-экономических, культурно-просветительских и других учреждений Полоцкой (1776-1796гг.), Белорусской (1797-1802гг.), Витебской (1802-1917гг.), Могилевской (1772-1796, 1802-1918гг.), Минской (1795-1918гг.) губерний хранятся в государственном учреждении «Национальный исторический архив Беларуси» (ул. Кропоткина, д. 55, 220002, г. Минск). Здесь же хранятся документы по истории Беларуси Великого княжества Литовского и Речи Посполитой. Документы по истории Гомельской губернии до 1919 года находятся на хранении в государственных архивах Российской Федерации, так как губерния входила в состав РСФСР. Иными словами, сведения по истории учреждений и организаций дореволюционного периода, располагавшихся ранее на территории нынешних Минской, Могилевской, Витебской, Гомельской и, частично, Гродненской и Брестской областей, содержатся в документах Национального исторического архива Беларуси. Аналогичные документы по дореволюционной истории западных регионов Беларуси (в большей степени нынешних Гродненской и Брестской областей) хранятся в государственном учреждении «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» (ул. Гаспадарчая, д. 21, 230005, г. Гродно). Кино-фото-фонодокументы по дореволюционному и послереволюционному периодом истории нашего государства находятся в уникальном, единственном в своем роде архиве – учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (ул. Фоминых, д. 1, 222720, г. Дзержинск, Минская область). Документы по истории учреждений и организаций послереволюционного периода хранятся в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» (пр. Независимости, д 116, 220114, г. Минск), в областных и зональных государственных архивах. В большинстве своем зональные архивы хранят документы, начиная с 1944 года. В государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» находятся документы республиканских органов власти и управления, учреждений и организаций республиканского значения; в областных государственных архивах – органов власти и управления, учреждений и организаций областного уровня, а также организаций некоторых районов; в зональных государственных архивах хранятся документы органов власти и управления, учреждений и организаций районного уровня. Таким образом, для получения необходимой информации, например, районной организации нужно обратиться в соответствующий зональный и областной государственные архивы. Организация, расположенная, например, на территории г. Гомеля, может обращаться в учреждения: «Государственный архив Гомельской области» (8-пер. Ильича, д. 26а, 246042 г. Гомель) и «Государственный архив общественных объединений Гомельской области» (ул. Крестьянская, д. 14, 246050, г. Гомель). Исполнение тематического запроса государственными архивами осуществляется на платной основе.
Основными нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в сфере архивного дела и делопроизводства, являются:
— Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» от 25.11.2011 № 323-З;
— Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;
— Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 20212 № 143;
— Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140;
— Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.
Личное дело работника отражает сведения о трудовой деятельности работника и содержит документы (их копии), предусмотренные пп. 8 – 10 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция о личных делах), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 (п. 2 Инструкции о личных делах).
Общий порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников установлен Инструкцией о личных делах.
В действующем законодательстве Республики Беларусь ведение личных дел предусмотрено для государственных органов, государственных организаций, организаций, более 50 процентов акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, иных организаций, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совмина. Вместе с тем действие Инструкции о личных делах не распространяется на ведение личных дел государственных гражданских служащих (ч. 2 п. 1 Инструкции о личных делах). Ведется личное дело на работника весь период времени, на протяжении которого он работает в организации, и завершается с его увольнением.
Документы, включаемые в личное дело при приеме на работу.
Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и принятия (издания) распорядительного документа о приеме на работу или назначении, избрании на должность служащего (п. 7 Инструкции о личных делах).
Состав документов личного дела при оформлении на работу (назначении на должность служащего) зависит от того, в какую организацию, на какую работу принимают работника, какова будет специфика его трудовой деятельности.
При формировании личного дела в него включаются в указанной последовательности следующие документы (п. 8 Инструкции о личных делах):
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) общие сведения о работнике;
3) личный листок по учету кадров или анкета (в случаях, предусмотренных актами законодательства).
4) декларация о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ней документы.
Так, лица, поступающие на гражданскую службу, обязаны представлять декларацию о доходах и имуществе (ч. 1 ст. 29 Закона о борьбе с коррупцией, подп. 1.6 п. 1 ст. 29 Закона о госслужбе);
5) заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе (при наличии декларации о доходах и имуществе);
6) справка-объективка либо ее копия (при наличии);
7) копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке;
8) копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
9) характеристики лица, поступающего на работу, с предыдущих мест работы (службы) (при наличии).
Напомним, что нанимателям предоставлено право, а в случаях, установленных законодательством, обязанность при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы. Причем для нанимателей из числа государственных органов и государственных организаций это является обязанностью. Данная характеристика должна быть выдана в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (п. 11 Декрета N 5, ч. 3 ст. 26 ТК);
10) сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии);
11) заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего.
Нужно составлять только для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства;
12) письменное обязательство.
Составляют его в отношении (ч. 1 ст. 16 Закона о борьбе с коррупцией):
— государственного должностного лица;
— лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица.
Данное обязательство устанавливает обязанность указанных лиц по соблюдению ряда ограничений, определенных ст. 17 — 20 Закона о борьбе с коррупцией, а также порядка предотвращения и урегулирования конфликта интересов, предусмотренного ст. 21 Закона о борьбе с коррупцией.
Кадровая служба организации составляет письменное обязательство, работник должен его подписать (ч. 2 ст. 16 Закона о борьбе с коррупцией);
13) личное заявление;
14) направление на работу (свидетельство о направлении на работу) (при наличии).
15) копия (выписка из) решения (протокола) по итогам проведения конкурса, предшествующего заключению трудового договора (контракта).
Нужна для лиц, назначенных на должность служащего по итогам проведенного конкурса.
16) копия (выписка из) документа соответствующей организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего);
17) документы о согласовании назначения на должность служащего, утверждении в должности служащего в случаях, предусмотренных законодательством (при наличии);
18) иные документы, включение которых в личное дело предусмотрено актами законодательства.
Одни документы включаются в личное дело в оригиналах, другие — в копиях (выписках). По общему правилу на копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся. Заверяются они следующим образом: на них проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой разрешается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Документы, которые включаются в личное дело при его формировании, нужно располагать строго в той последовательности, которая установлена в п. 8 Инструкции о личных делах (ч. 1 п. 11 Инструкции о личных делах).
Документы, включаемые в личное дело в процессе его ведения.
В процессе ведения личного дела в него нужно включать следующие документы (п. 9 Инструкции о личных делах):
1) аттестационные листы работника. Заполняют их по форме согласно приложению к Типовому положению об аттестации;
2) аттестационные и иные характеристики работника (их копии), составленные и (или) полученные в период работы в организации;
3) копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке, полученных работником в период работы в организации;
4) копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица) о переводе, продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудового договора (контракта), награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени, изменении фамилии, собственного имени, отчества, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего);
5) копии (выписки из) документов о награждении государственными наградами Республики Беларусь (при наличии);
6) копии (выписки из) распорядительных документов вышестоящего органа, иной сторонней организации о награждении, поощрении работника (при наличии);
7) декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы (для лиц, предоставление деклараций которыми предусмотрено ст. 29 Закона о борьбе с коррупцией);
8) заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе (при наличии декларации о доходах и имуществе);
9) иные документы из числа включаемых при формировании личного дела, которые созданы (получены) в период работы в организации.
Документы, включаемые в личное дело по решению нанимателя
Ряд документов можно включить в личное дело, если руководитель примет решение об этом (п. 10 Инструкции о личных делах):
1) контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5 — 7 п. 9 Инструкции о личных делах;
2) документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
3) копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
4) копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании. Они не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;
5) иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.
Прядок изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь закреплен в Указе Президента Республики Беларусь «Об упорядочении изготовления и использования бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – Указ) от 28 июня 2000 года №357 и в Положении о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее – Положение о Государственном гербе Республики Беларусь), утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000г. №1172.
Согласно Указу право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь воспроизведение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов является обязательным для всех видов организаций, указанных Положении о Государственном гербе Республики Беларусь. При этом изображение Государственного герба должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках (бланках конкретного вида документов). Образец бланка для всех видов организационно – распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов дан в приложении к Указу. Указом утвержден образец гербового бланка для письма, который также предусматривает только продольный вариант оформления реквизитов бланка на двух языках. При разработке бланков должны строго соблюдаться требования Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2016. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Не допускается использование ксерокопий таких бланков при создании документов. Изготовление данных бланков полиграфическим способом осуществляется субъектами хозяйствования, которым выданы соответствующие лицензии.
Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь подлежат обязательному учету. С этой целью на этих бланках проставляются типографским способом учетный порядковый номер. Эти номера допускается размещать на нижнем поле или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.) Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно – регистрационной форме (карточке или журнале). Лицо, персонально ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов, назначается приказом (распоряжением) руководителя. При выдаче бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь непосредственным исполнителям лицо, ответственное за их учет, использование и хранение, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или картотеку). Уничтожаются бланки по акту с отметкой в журнале (картотеке). Приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков, о чем делается отметка в учетно – регистрационной форме после последней записи. Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма. Бланки должны храниться в организациях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
Документы, отобранные к уничтожению и включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется товарно-транспортной накладной (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер ТТН (акта сдачи-приемки), а также вес документов указывают в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч. 1 п. 194 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством (ч. 2 п. 194 Инструкции по делопроизводству).
Уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь запрещается (ч. 3. п. 194 Инструкции по делопроизводству).
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений наказываются штрафом до 30 БВ (ст. 24.25 Кодекса об административных правонарушениях).
В Методических рекомендациях по работе с архивными документами, содержащими сведения, относящиеся к личной тайне, определен общий порядок работы с находящимися на хранении в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов (далее – территориальные (городские или районные) архивы), архивах государственных органов, иных организаций документами, содержащими сведения, относящиеся к личной тайне граждан.
Характер сведений, которые относятся к личной тайне граждан, обусловлен обстоятельствами, при которых использование соответствующих архивных документов без согласия заинтересованных лиц может повлечь нарушение прав и законных интересов граждан.
К сведениям, относящимся к личной тайне граждан, относится информация:
— о состоянии здоровья (не распространяется на документы, содержащие сведения о состоянии здоровья должностных лиц, занимающих должности, включенные в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь – статья 16 Закона Республики Беларусь от 10 ноября 2008 года «Об информации, информатизации и защите информации»);
— об обстоятельствах рождения, усыновления, установления опеки, брака, семейных и интимных отношениях (включая сведения о конфликтных ситуациях в семье), развода (включая сведения о бракоразводных процессах, в том числе, связанных с заключением нового брака), смерти (включая сведения о суициде);
— о личных привычках и наклонностях;
— о политических взглядах (не распространяется на документы, содержащие общие сведения о принадлежности гражданина к конкретной политической партии, иному объединению, а также формах его деятельности в рамках данных объединений);
— о религиозных убеждениях (не распространяется на документы, содержащие общие сведения о принадлежности гражданина к конкретной религиозной общине, группе, а также формах его деятельности в рамках данных объединений);
— о привлечении к уголовной и (или) административной ответственности;
— об участии в судебных процессах по уголовным и (или) административным делам в качестве потерпевшего и (или) свидетеля;
— о сотрудничестве с советскими органами государственной безопасности;
— о сотрудничестве с оккупационными властями в период Великой Отечественной войны;
— об источниках доходов.
Указанные сведения могут содержаться в:
— документах местных исполнительных и распорядительных органов;
— документах судебно-следственных органов;
— документах органов государственной безопасности Беларуси (НКВД, МГБ, КГБ);
— документах органов управления и организаций (советских и оккупационных) периода 1941 – 1944 гг., а также документах, связанных с событиями Великой Отечественной войны за последующие годы, в которых содержится информация компрометирующего характера в отношении отдельных граждан;
— документах органов бывшей КПБ, в том числе связанных с рассмотрением ими персональных дел граждан морально-этического характера;
— документах по совершенным нотариальным действиям;
— документах медицинских учреждений;
— документах политических партий, иных организаций и государственных органов, осуществлявших их регистрацию;
— документах религиозных организаций и государственных органов, осуществлявших их регистрацию;
— личной переписке и корреспонденции;
— дневниковых записях;
— материалах мемуарного характера;
— телефонной, телеграфной, аудио- и видеоинформации, зафиксированной на разных носителях.
Начнем с того, что метрические книги по Гомелю и Гомельской области до 1918 года включительно переданы на хранение в Национальный Исторический архив Беларуси, находящийся в г. Минске. Ознакомиться со стоимостью и порядком оказания услуг этим учреждением можно на сайте государственного архива: https://niab.by/.
Но начать поиски можно и в Гомеле. Так, в архиве органов, регистрирующих акты гражданского состояния, главного управления юстиции Гомельского облисполкома находятся на хранении записи актов гражданского состояния, составленные в Гомеле и Гомельской области за временной период с 1919 по 2024 годы.
Архивом, при наличии установочных данных (ФИО, дата и место рождения, смерти, заключения брака и т.д.), гражданам выдаются свидетельства и справки, содержащие сведения в отношении них из записи акта, а также извещения об отсутствии записи акта, по их личному заявлению.
Здесь следует понимать, что круг лиц, имеющих право истребовать информацию из записей актов гражданского состояния в отношении третьих лиц, ограничен законодательством Республики Беларусь. Согласно пункту 104 Положения о порядке регистрации актов гражданского состояния и выдачи документов и (или) справок органами, регистрирующими акты гражданского состояния (далее – Положение), утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14 декабря 2005 г. № 1454, справки, содержащие сведения из записей актов, о записях актов могут выдаваться в исключительных случаях родственникам (дети, родители, дед, бабка, внуки, родные братья, сестры), супругу (супруге), иным членам семьи умершего гражданина, на которого составлена запись акта.
Согласно части седьмой пункта 10 Положения, запись акта содержит информацию о персональных данных гражданина, распространение и (или) предоставление которой ограничено. В связи с этим документы, содержащие сведения из записей актов гражданского состояния, почтовой связью гражданам не высылаются. Поэтому для розыска интересующих сведений гражданам необходимо лично обращаться в архив органов, регистрирующих акты гражданского состояния, главного управления юстиции Гомельского облисполкома. Если же волею судьбы гражданин сегодня проживает в другом городе нашей страны, то поездка в Гомель вовсе не обязательна. По вопросу истребования архивных справок, содержащих сведения из актовых записей родственников, составленных в Гомеле и Гомельской области, достаточно обратиться в орган загса по месту жительства, предоставив при этом документы, подтверждающие родственные отношения с лицами, в отношении которых запрашиваются архивные справки. Запрос будет направлен почтой в Гомель, исполнен и вручен заявителю в том же органе загса по месту жительства.
