Архивы и делопроизводство

Сколько экземпляров номенклатуры дел организации составляется?
В Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 №4 уточнены нормы, касающиеся количества экземпляров составляемой в организации номенклатуры дел. Пунктом 156 Инструкции предусмотрено, что номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, иной организации — в двух. Такой подход обусловлен необходимостью согласования номенклатур дел в установленном порядке с данными организациями (государственным архивом, вышестоящей организацией). Согласно пункту 157 после утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки, которые передаются в структурные подразделения организации. Таким образом, новая Инструкция, в отличие от действовавшей ранее Примерной, а также Основных правил работы архивов организаций, не предусматривает необходимость составления, соответственно, четвертого или третьего экземпляров номенклатуры дел организации с последующим расформированием его для передачи в структурные подразделения.

Каким образом систематизируются документы в номенклатуре дел организации?
В подпункт 165.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 №4 определен порядок систематизации дел в номенклатуре. При этом за основу взят подход, согласно которому на первое место в номенк¬латуре дел должны выноситься дела с распорядительными до-кументами, затем — с организационными, за ними — протоколы, планы, отчеты и др. Заголовки в разделах номенклатуры дел систематизируются в следующем порядке: нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.); учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.); распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.); распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.); организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.); протоколы; планы; отчеты; договоры; справочно-информационные документы: акты, справки, информации, сводки; переписка; учетно-регистрационные формы (журналы, книги, картотеки).

Каким нормативно - правовым актом определен порядок формирования личных дел работников?
В Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 №4. исключены нормы, определяющие порядок формирования личных дел работников. Связано это с тем, что данный вопрос регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03. 2004 № 2

Как регистрируются и формируются в дела распорядительные документы (приказы, распоряжения) по личному составу?
Регистрация и формирование в дела распорядительных документов по личному составу регламентируется пунктом 142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция), утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 №4. Этим пунктом установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения). В этом же пункте Инструкции закреплена возможность отдельной регистрации распорядительных документов определенной разновидности при их значительном объеме. Это позволяет заводить в организации, например, не два дела с приказами по личному составу в зависимости от сроков хранения, а более, исходя из практической необходимости. Например, при значительном объеме в организации приказов о командировании либо приказов о премировании допускается их отдельная регистрация с последующим формирование в отдельное дело, что закрепляется пунктом 172 Инструкции.

К какой группе приказов надо относить приказы об установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров?
В соответствии с пунктом 172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 №4 предусмотрено, что приказы об установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов) формируются в одно дело вместе с приказами о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании. В связи с чем для данных приказов должен устанавливаться 75-летний срок хранения.

Можно ли государственным организациям использовать угловой штамп при оформлении документов?
C 1 февраля 2009 года вступила в силу Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 №4. Важный момент, получивший отражение в Инструк­ции, — нормативное закрепление возможности использования уг­ловых штампов при оформлении документов. На законодатель­ном уровне использование угловых штампов при оформлении до­кументов допускалось и до принятия новой Инструкции. В част­ности, ст. 10 Закона Республики Беларусь «О государ­ственных символах Республики Беларусь», принятого в 2004 году, установлено, что изображение Государственного герба Респуб­лики Беларусь должно помещаться на печатях, угловых штам­пах и бланках документов всех государственных организаций. Вместе с тем, действовавшая ранее Примерная инструкция по делопроизводству, иные акты законодательства Республики Бела­русь в сфере делопроизводства никак не регламентировали вопро­сы применения угловых штампов. Следует отметить, что в отношении штам­пов в Инструкции применен подход, при котором состав его рек­визитов, порядок их расположения и оформления должны соот­ветствовать составу, порядку размещения и оформления рекви­зитов бланка. Допускается изготавливать штамп трех видов: для письма, общий угловой и штамп конкретного вида.

Какой нормативный правовой акт Республики Беларусь определяет перечень документов, на которых ставится гербовая печать?
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 года № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» утвержден Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать: Свидетельства о регистрации актов гражданского состояния Документы, удостоверяющие личность (в ред. постановления Совмина от 23.12.2008 N 2010) Трудовые книжки Документы об образовании Уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций Договоры Доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц Образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций Акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.) Командировочные удостоверения. Указанным постановлением Правительства Республики Беларусь предусмотрено проставление гербовой печати на иных документах, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь. Кроме этого, постановление разрешает министерствам и иным государственным органам, в том числе местным, определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться гербовая печать (с учетом важности содержания этих документов).

В каких случаях требуется проставление на документе печати организации?
Частью пятой пункта 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года №4 установлено, что проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Где можно найти сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера?
Органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь уделяется большое внимание работе по исполнению обращений юридических и физических лиц, касающихся обеспечения их прав, свобод и (или) законных интересов. Ежегодно государственными архивами Гомельской области, включая архивы по личному составу горрайисполкомов, исполняется более одиннадцати тысяч запросов социально-правового характера. Выдаваемые архивные справки, архивные выписки, архивные копии позволяют гражданам оформлять пенсии, пересматривать в необходимых случаях их размеры, получать компенсационные выплаты, пользоваться различными социальными льготами, обеспечивать свои имущественные и наследственные права. В настоящее время совместно с архивами республики подготовлен справочник «Сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера», утвержденный Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2010 № 43. Приведенные в справочнике данные могут быть использованы в практической работе работниками государственных архивов, органов социальной защиты, других заинтересованных организаций, а также гражданами при поиске сведений о месте нахождения документов, необходимых для обеспечения их прав, свобод и (или) законных интересов. Главное управление юстиции облисполкома разъясняет порядок хранения и комплектования документов по личному составу. В соответствии с законодательством Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства документы по личному составу хранятся в организациях 75 лет. В связи с этим для получения необходимых сведений в течение данного периода заявителям нужно в первую очередь обращаться в организации, в которых они работали или учились. Особую остроту составляет проблема сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций 90-х годов ХХ века, не имеющих правопреемников. Местом хранения таких документов в 1999 году законодательно были определены территориальные (городские и районные) архивы. При наведении архивной справки необходимо иметь в виду, что при ликвидации государственной организации ее документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы постоянного хранения передаются в государственный архив, источником комплектования которого является организация, а документы по личному составу, сроки ведомственного хранения которых не истекли, — в архив вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив. При ликвидации негосударственной организации-источника комплектования государственного архива, не имеющей правопреемника, ее документы постоянного хранения передаются в государственный архив, а документы по личному составу, сроки ведомственного хранения которых не истекли, — в архив вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив. Документы негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, прекратившего свою деятельность индивидуального предпринимателя, передаются в архив вышестоящей организации или в территориальный (городской или районный) архив.

Где можно найти списки военнопленных, погибших на территории Германии и списки военнослужащих, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны?
Государственные архивные учреждения Республики Беларусь не располагает запрашиваемыми сведениями. Рекомендуем по этому вопросу обратиться в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ул. Кирова, 74, 142000 г. Подольск, Московская область), Государственный архив Российской Федерации (ул. Большая Пироговская, 17, 119992 г. Москва), а также в Цент розыска и информации Центрального комитета Общества Красного Креста Российской Федерации (103031 г. Москва, ул. Кузнечный мост, 18/7) и на Интернет сайты: www.obd-memorial.ru и www.pomnite-nas.ru.

Как оформляется выписка из номенклатуры дел организации?
Приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.07.2009 № 23 утверждены Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел. В Методических рекомендациях определен порядок оформления выписки из номенклатуры дел для структурных подразделений организации. Пример выписки из номенклатуры дел организации

Какие особенности работы с документами в электронном виде?
Впервые в Инструкции по делопроизвод­ству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция) включена глава «Особенности работы с документами в электронном виде». В главе 18 Инструкции используется понятие «документ в электронном виде». Так, это, прежде всего, документы, являющиеся аналогами или электронны­ми версиями бумажных документов, пересылаемые по ка­налам электронной почты с целью сокращения временных и финансовых затрат на их тиражирование и отправку по обычной почте. 1. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. 2. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др. 3.Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. 4. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным настоящей Инструкции. 5. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит личная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением личной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве личной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 226 настоящей Инструкции. Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП. Для удостоверения документов в электронном виде не допускается использовать графическое, в том числе отсканированное изображение личной подписи. 6. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству и (или) иными локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ. Подписание исходящих документов без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) – автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве личной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. 7. При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) организации. 8. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ. Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации. После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. 9. При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка: подлинности ЭЦП; соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи; действительности сертификата ключа подписи. 10. Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент проверки), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован). 11. Регистрации подлежат все получаемые и отправляемые документы в электронном виде, требующие учета и исполнения, а также использования в справочных целях. Регистрация документов в электронном виде осуществляется службой ДОУ. Нерегистрируемые документы в электронном виде, а также документы в электронном виде, не подлежащие регистрации службой ДОУ, включаются в соответствующие перечни, разрабатываемые и утверждаемые в соответствии с требованиями пункта 141 настоящей Инструкции. Состав и правила заполнения реквизитов регистрации документов в электронном виде устанавливаются в соответствии с требованиями подпункта 141.8 настоящей Инструкции. Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др. 12. Во внутренних и исходящих документах в электронном виде, удостоверенных с использованием ЭЦП, реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» проставляются после подписания при сохранении подлинности и целостности подписанного документа. Во внутренних и исходящих документах, удостоверенных без использования ЭЦП в соответствии с требованиями пункта 6 (главы 18) настоящей Инструкции, реквизиты «дата» и «Регистрационный индекс» включаются в исходный файл документа. 13. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках при работе с документами в электронном виде в их формуляр не вносится. Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу. 14. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные. 15. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму. Оперативную информацию справочного характера допускается документировать непосредственно в электронном письме без создания отдельного приложения к нему. 16. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается: экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы; экспортировать в АСДОУ; распечатывать на бумажном носителе. 17. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АСДОУ, с документом экспортируется (распечатывается) вся информация, содержащаяся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных целях. 18. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечиваются их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа. 19. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 9 настоящей Инструкции. Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях. 20. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в организации в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации, составляемой в соответствии с требованиями главы 10 настоящей Инструкции. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело (том, часть) ведется в электронном виде. 21. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции. Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в индивидуальной инструкции по делопроизводству. 22. Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации. 23. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства Республики Беларусь. 24. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь. Из вышеизложенного следует, что использование документов в электронном виде позволит сэкономить рабочее время сотрудников на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.), прохождение документов, поиск нужных документов и повторное использование документов. Кроме этого использование этих документов будет обеспечивать экономию средства на расходные материалов, бумагу (использование более дешевой технологии обработки документов в электронной форме), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в том числе физическое освобождение места для хранения документов).

Как оформляется акта об уничтожении бланков документов с изображение Государственного герба Республики Беларусь?
Акты относятся к справочно – информационным документам. Оформление акта об уничтожении бланков документов с изображение Государственного герба Республики Беларусь имеет ряд особенностей. Примерная форма акта Наименование организации АКТ _________№____________ г. Гомель Об уничтожении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь Основание: распоряжение или приказ руководителя Составлен комиссией: Председатель должность, И.О.Фамилия Члены комиссии 1. должность, И.О.Фамилия 2. должность, И.О.Фамилия 3. Комиссией 20 ноября 2006 года проведена проверка использования________________________ бланков документов (наименование организации) с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Проверкой установлено: (должность, и.о.фамилия) 03 октября 2006 года выдал (должность, и.о.фамилия) 100 экземпляров бланков документов для писем с изображением Государственного герба Республики Беларусь. За период с 03 октября 2006 по 20 ноября 2006 года использовано 85 экземпляров бланков для писем, из них испорчены номера: ……. …………..(указываются порядковые номера испорченных бланков). Комиссия установила, что испорченные бланки для писем в полном объеме возвращены (должность, и.о. фамилия председателя комиссии) и подлежат уничтожению в установленном порядке. Акт составлен в 2 экземплярах: 1 экз. — в дело № … 2 экз. — в … Приложение: на …… л. Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия Члены комиссии: подпись И.О.Фамилия

К какой группе организационно-распорядительных документов относится протокол? Как правильно оформляется протокол?
В деятельности каждой организации создается большое количество разнообразных документов (финансовых, бухгалтерских, планово – отчетных и др.) Из этого многообразия важное значение имеют документы, входящие в систему организационно — распорядительной документации. Из можно разделить на три основных группы: · распорядительные (пример: решения, распоряжения, приказы, поручения, указания) · организационные (пример: положения, правила, инструкции, уставы, штатные расписания и др.)· справочно – информационные (пример: письма, акты, справки, докладные, объяснительные записки и др.) К системе организационно — распорядительной документации относится и протокол, который сочетает в себе функции справочно- информационного и распорядительного документа. Примерная форма протокола заседания общего собрания коллектива Наименование организации ПРОТОКОЛ _______________ № __________ Место составления общего собрания трудового коллектива ________________________ наименование организации Председатель – Инициалы, фамилия Секретарь – Инициалы, фамилия Списочная численность работников – … человек Присутствовали – … человек (список прилагается) Приглашенные – … человек (список прилагается) Повестка дня: 1. О приватизации (преобразовании) _______________________________ наименование организации в _____________________________________________________________________ форма изложения – доклад, сообщение, информация _______________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия докладчика 2. О выборе лица (группы лиц) уполномоченного(ых) представлять интересы инициатора приватизации (преобразования) – трудового коллектива организации (предприятия). __________________________________________________________________ форма изложения – доклад, сообщение, информация _____________________________________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия докладчика 1. СЛУШАЛИ: Фамилия, инициалы – текст доклада (сообщения, информации) прилагается ВЫСТУПИЛИ: Фамилия, инициалы – краткая запись выступления Фамилия, инициалы – краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Приватизировать (преобразовать) _____________________________ наименование организации ______________________________________________________ в ___________________________ _______________________________________________________________________ 1.2. ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Голосовали: «за» … человек «против» … человек «воздержались» … человек 2. СЛУШАЛИ: Фамилия, инициалы – текст доклада (сообщения, информации) прилагается ВЫСТУПИЛИ: Фамилия, инициалы – краткая запись выступления Фамилия, инициалы – краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 2.1. ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2.2. ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Голосовали: «за» … человек «против» … человек «воздержались» … человек Председатель Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи Подготовив текст протокола, секретарь приступает к его оформлению на бланке конкретного вида документа либо на общем бланке организации. Протокол подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Вступает в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. Из вышеизложенного следует, что протокол можно отнести к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, так как содержит постановляющую часть.

Какой порядок исполнения социально-­правовых запросов в организации?
Документы по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, в установленные сроки подлежат передаче в ведомственный архив организации. В дальнейшем эти документы используются для подготовки и выдачи ответов (архивных справок, выписок, копий) на запросы социально-правового характера. Социально-­правовые запросы – это запросы об архивной информации, необходимой для обеспечения прав и законных интересов граждан. К запросам социально­-правового характера относятся запросы, касающиеся трудового стажа, размера заработной платы, награждений, присвоения званий (воинских, ученых, почетных и др.), образования и учебы, службы в Вооруженных Силах, нахождения на излечении, нахождения в местах принудительного содержания на временно оккупированной территории Беларуси в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., участия в партизанском и подпольном движении в Беларуси в период Великой Отечественной войны, а также запросы о гражданском состоянии, имущественных и наследственных правах и т.п. Архивные справки, копии, выписки, выдаваемые на социально ­правовые запросы, используются для подтверждения прав на получение пенсии, определения ее размера, установления льгот, подтверждения имущественных прав физических лиц, при решении других вопросов социальной защиты граждан. Архивные справки, копии, выписки используются для подтверждения трудовой деятельности работника в случае утраты трудовой книжки, а также исправления сделанных в ней неправильных записей. Так, согласно п. 54 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 № 72) (далее – Инструкция), если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Аналогичным образом, на основании архивных документов, вносятся исправления в неправильную или неточную запись в случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя (в соответствии с п. 36 Инструкции такие исправления вправе внести учредитель, собственник, вышестоящая организация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя). Порядок исполнения социально­-правовых запросов определен Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 № 5. При исполнении запросов социально­-правового характера организациями составляются и выдаются архивные справки, архивные копии, архивные выписки. Архивная справка – официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса. Архивная копия – документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом. Архивная выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом. Архивные справки, копии, выписки выдаются на основании документов, хранящихся в архиве организации. Для подготовки архивных справок о трудовом стаже используются: постановления, приказы, распоряжения, решения по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение заработной платы; регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров; алфавитные, именные, послужные и трудовые списки; оформленные и заверенные табели; документы организации, подписанные заявителем с указанием занимаемой им должности; документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу. Необходимо отметить, что имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. Для подготовки архивных справок о размере заработной платы используются лицевые счета рабочих и служащих, а при их отсутствии – ведомости на выдачу заработной платы, расчетные книжки. Для составления архивных справок об образовании используются: приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения; протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них; книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. Для подготовки архивных справок об имущественных и наследственных правах используются: нотариально удостоверенные договоры; договоры на право застройки при индивидуальном строительстве; решения судов по имущественным претензиям; нотариальные реестры; дела о выдаче свидетельств на право наследования и др. Архивные справки, копии, выписки выдаются или высылаются на основании запросов граждан или организаций. Гражданам Республики Беларусь, а также гражданам других стран архивные справки, копии, выписки выдаются (высылаются) на основании их персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов. Обычно запрашиваемые сведения содержат информацию о самом заявителе. Если запрашиваемые сведения касаются лиц, находящихся на иждивении или под опекой заявителя, либо это сведения об умершем(ей) супруге или близком родственнике, в заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой цели требуется архивная справка, копия, выписка. Организациям архивные справки, копии, выписки выдаются (высылаются) на основании их запросов, если запросы соответствуют профилю деятельности данных юридических лиц. Ответы, которые даются на запросы граждан и организаций, могут быть положительными и отрицательными. Положительный ответ – официальный ответ архива на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию. Отрицательный ответ – официальный ответ архива на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя. При исполнении социально­-правовых запросов архивам организаций часто приходится иметь дело с так называемыми непрофильными запросами. Непрофильный запрос – запрос, поступивший в организацию, но не соответствующий составу документов, находящихся на хранении в ее архиве. В этом случае указанный запрос направляется по месту хранения запрашиваемых сведений (документов) или заявителю даются соответствующие рекомендации о путях розыска интересующих его сведений (документов). В случае поступления повторного запроса социально-­правового характера или составления по просьбе заявителя справки, аналогичной выданной ранее, проверяется соответствие сведений, имеющихся в документах, тем, которые были изложены в ранее выданной справке. Архивные справки, выписки, копии составляются по установленной форме и оформляются на общем бланке организации в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38­-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-­распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

В каких архивах Республики Беларусь и Гомельской области есть документы для восстановления родословных граждан?
В белорусских архивах хранится большое количество документов, которые могут быть использованы в генеалогических исследованиях, представляют интерес для восстановления родословных. К ним относятся: метрические книги, ревизские сказки, учетные документы различных ведомств, сословий, национальностей и др. Преимущественно эти документы находятся в Национальном историческом архиве Беларуси в г. Минске (по территории бывших Минской, Могилевской, Витебской и частично Гродненской губерний Российской империи) и в Национальном историческом архиве Беларуси в г. Гродно (в основном, по территории Гродненской и частично Виленской губерний). Документы по генеалогии имеются также в государственных архивах органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Информацию по генеалогическим запросам можно найти на сайте: Национального исторического архива Беларуси в г. Минске на странице «Услуги» в Национальном историческом архиве Беларуси в г. Гродно, контактная информация которого размещена на сайте «Архивы Беларуси». В настоящее время на сайте «Архивы Беларуси» представлены сведения, касающиеся: метрических книг; ревизских сказок; документов по генеалогии дворянства; документов генеалогического характера государственных областных архивов. Кроме этого для удобства пользователей, интересующихся генеалогией, разработана справочная информация об административно-территориальном делении Беларусив 19-20 веках. Белорусские архивисты сотрудничают с фондом «Routes To Roots» («Возвращение к корням»), возглавляемым Мириам Вайнер. Этот фонд занимается составлением описей архивных документов по еврейской генеалогии и размещает их в поисковой базе данных в Интернете (бесплатно для посетителей). Веб-сайт фонда www.rtrfoundation.org представляет обширную информацию об архивных документах по еврейской генеалогии, а также несколько разработок генеалогического характера, осуществлённых архивистами Беларуси. Кроме того, сайт содержит различные карты, дает ссылки на белорусские картографические ресурсы и представляет другую ценную информацию. Сайт состоит из двух частей: книга на 350 страницах и поисковая база данных архивных описей по городам Беларуси, Польши, Украины, Молдавии Литвы. Документы генеалогического характера имеются в государственных архивах всех областей Республики Беларусь. Они представлены в довольно значительном объеме за исключением Могилевского областного архива, потерявшего большую часть своих фондов во время Великой Отечественной войны. Сведения, содержащиеся в данных архивных материалах, затрагивают почти весь 20-й век и относятся к периодам нахождения Беларуси в составе Российской империи и Союза Советских Социалистических Республик (СССР). Это широкий спектр документов, имеющих различную направленность и касающихся деятельности многих ведомств (как гражданских, так и военных). Среди наиболее информативных источников для генеалогических исследований — акты гражданского состояния, данные о налогоплательщиках, избирателях, сотрудниках государственных учреждений, военнообязанных, призывниках и допризывниках, лицах, пострадавших во время Великой Отечественной войны. Представлена также информация, касающаяся собственности на то или иное имущество, в частности городских домовладений. Отдельную группу документов составляют похозяйственные книги, в которых содержатся поименные списки жителей деревень с указанием сведений об их прибытии и убытии. Имеются также архивные данные из фондов органов образования, землеустройства, суда, религиозных конфессий и, кроме того, управленческих структур периодов польского правления в Западной Беларуси с 1921 по 1939 гг. и немецкой оккупации с 1941 по 1944гг. и др. Учреждение «Государственный архив Гомельской области» исполняет запросы генеалогического характера. За дополнительной информацией обращаться по телефону: 8(0232) 39 89 87 в отдел информации публикации и научного использования документов ГАГО.

Как оформляется реквизит «Заголовок к тексту документа»?
Согласно п. 44 СТБ 6.38-2004 и п. 54. Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, Мн.,2009 реквизит «Заголовок к тексту» Согласно п. 44 СТБ 6.38-2004 и п.2.3.6. Примерной инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, Мн.,2009 реквизит «Заголовок к тексту документа» Мн.1995 реквизит «Заголовок к тексту документа» является обязательным для документов формата А4 и располагается от границы левого поля после реквизитов бланка. Он пишется строчными буквами (после заглавной буквы «О»). Использовать перенос слов в заголовке не допускается. Заголовок формулируется исполнителем и должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «О создании комиссии», протокол (чего?) «заседания коллегии», должностная инструкция (кому?) «главному специалисту». Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Например: Об утверждении отчета и проведении выборов ревизионной комиссии В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается строчными буквами (кроме заглавной) без кавычек и не подчеркивается. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5, текст которых не превышает пять-семь строк.

Как оформляется реквизит « Резолюция»?
Согласно п. 43 СТБ 6.38-2004 и п.53 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, Мн.,2009 реквизит «Резолюция» — письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись и дата. Пример: Иванову П.И. Подготовить информацию к 12.02.2009 Петров 02.01.2009 Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах – под реквизитом «Адресат». В том случае, если для написания резолюции между реквизитами «Адресат» и «Текст» недостаточно места, то ее допускается оформлять на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа. При этом должны быть соблюдены два условия: — резолюция не должна располагаться на полях, так как при подшивке документа в дело и его последующем оформлении для передачи на хранение в архив содержание резолюции может оказаться «обрезанным»; — резолюция не должна затрагивать текст и другие реквизиты, так как это может привести к затруднениям при работе с документом (сложно будет прочитать не только саму резолюцию, но и текст, адресат, заголовок и т.д.). В резолюции не следует повторять содержание документа. При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться: каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение заданий в целом. Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа и оформляется только цифровым способом. Например: 20.01.2009 Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль). Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

Как оформляется в документах реквизит «Адресат»?
Реквизитом, всегда присутствующим в письмах, является «Адресат». Реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Согласно п.41 СТБ 6.38–2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа на уровне реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс». Печатается адресат от нулевого положения на расстоянии — 80 мм от границы левого поля. В состав реквизита «Адресат» могут включаться: наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес. Все указанные составные части этого реквизита следует печатать с новой строки, отделяя друг от друга одинарным межстрочным интервалом. Расстояние между строками составной части этого реквизита составляет интервал «точно 14 пт» для компьютера. зависимости от того, кому направляется документ, адресат может быть оформлен по-разному. 1. Если письмо направляется организации в целом, то в нем указывается только наименование этой организации в именительном падеже, например: Министерство финансов Республики Беларусь В этом случае адресант (отправитель письма) предоставляет право самой организации-корреспонденту определить должностное лицо или структурное подразделение, которым оно поступит на исполнение или рассмотрение. 2. Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу и т. д.). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в адресате в именительном падеже указываются наименования организации и ниже — соответствующего структурного подразделения, например: Министерство финансов Республики Беларусь Управление социально- культурной сферы 3. Иначе оформляется адресат, если должностное лицо руководитель организации. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности, которое пишется в дательном падеже, например: Директору Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации Носевич .Л. На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов, которые располагают один под другим. Первым всегда помешается основной корреспондент, например, тот, от которого получено инициативное письмо (письмо-запрос), независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед вторым, треть им и четвертым адресата¬ми не указывают. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставлялся только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом: Список на рассылку письма журнала «Архивы и делопроизводство» от 25.05.2007 № 1-15/131 Наименование организации, куда направляется документ, наименование должности лица, которому направляется документов, почтовый адрес, количество экземпляров и примечание Руководитель структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) Если письмо адресуется большому количеству корреспондентов (например, 30,40 и т. д.), то допускается обо¬значать адресат обобщенно, но лишь в том случае, если письмо адресуют однородным организациям. Примеры: Директорам государственных архивных учреждений, заведующим отделами по архивам и делопроизводству облиспоомов и Минского горисполкома В некоторых случаях в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес (при адресовании документов разовым корреспондентам и частным лицам). Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку(почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлени¬ем Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004г. № 1111. При написании почтового адреса допускаются следующие сокращения: п.я. (почтовый ящик), обл. (область), г.(город), п/о (почтовое отделение), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр-т (проспект), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится.

Как оформляется реквизит «Дата документа»?
СТБ 6.38–2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – Стандарт) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Согласно п. 37 Стандарта «Дата документа» — это реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.11.2008. Буква «г.» после цифр года не ставится. На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12–14.01.2000 Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Какой порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации?
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Согласно п.3.2. Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь Мн., 2008 (далее – Правила) номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) или учреждением государственной архивной службы (на договорных началах). К ДОУ относят управление делами, канцелярия, общий или административно-хозяйственный отдел. При составлении номенклатуры дел используется устав или положение организации, штатные расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, номенклатура дел за предыдущие года, описи дел, регистрационные журналы. Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения. Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Составляется номенклатура дел в 4 экземплярах, из них первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве. При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения). Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства (см. п. 930.1 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения Мн.2007). В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их — до минования надобности. Составляют номенклатуру по установленной форме (см. приложения 2 Правил). Номенклатура содержит в себе пять граф: • 1 – индекс дела; • 2 – заголовок дела (тома, части); • 3 – количество дел (томов, частей); • 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню; • 5 – примечание. Графа первая – «Индекс дела». Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения). Наименование организации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование _____________№_______ должности руководителя на ____________год организации Подпись Расшифровка подписи Дата (тома, части) К Индекс дела Заголовок дела кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Наименование должности Расшифровка руководителя службы Подпись подписи делопроизводства Дата Виза заведующего архивом (лица, ответственного за архив) Дата СОГЛАСОВАНО1 Протокол ЭК структурного подразделения от _________№_______ Председатель ЭК Подпись 1-При наличии ЭК структурных подразделений Формат А4 (210х297 мм) Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)». В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Графа третья – «Количество дел (томов, частей)». Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей). Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню». Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение. Графа пятая – «Примечание». Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения – одно из важных оснований для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем. • Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечисление документации организаций и предприятий их системы. Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации. Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2008 году, исчисляется с 1 января 2009 года.

Где можно приобрести нормативно-методическую литературу по делопроизводству и архивному делу?
В системе Государственной архивной службы Республики Беларусь правом издания и распространения нормативно-методической литера¬туры по делопроизводству и архивному делу обладает учреждение «Белорусский на¬учно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД). По состоянию на 01.11.2008г. стоимость изданий без пересылки и с пересылкой, включая НДС, следующая (в руб): Альбом форм организационно-распорядительных документов (ОРД) 8 520/10 280 Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников 4 200/5 970 Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004(СТБ 6.38-2004 прилагается) 11 460/13 220 Основные правила работы архивов организаций,учреждений и предприятий Республики Беларусь 8 980/10 740 Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь с указа¬нием сроков хранения, части 1 и 2 8 640/10 800 Рекомендации по документационному обеспечению местных исполнительных и распорядительных органов Республики Беларусь 7 390/8 150 Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь 5 220/6 100 Адрес БелНИИДАД: ул. Кропоткина, 55, 220002 г. Минск. Контактный телефон: 8 (17) 286 75 18 (понедельник-пятница) с 9.00 до 15.00.

Как узнать историю своей организации, ее прошлое? В ведомственном архиве органи¬зации не всегда можно найти нужные документы, особенно зa более ранние периоды ее существования. С другой стороны, в деятельности организации часто возникают практические ситуации, требующие привлечения информации, которой она в настоящее время не распола¬гает, но которая, определенно существовала ранее и где-то, вполне возможно, сохранилась. Как быть в этой ситуации, к кому обратиться?
Одной из достаточно распространенных форм работы государствен¬ных архивов нашей страны в области научного использования докумен¬тов является исполнение тематических запросов, поступающих как от организаций и учреждений, так и от отдельных граждан. Иными сло¬вами, государственные архивы оказывают такой вид платных ycлуг организациям и гражданам, как исполнение запросов по определенной теме. Как правило, эти запросы касаются истории администра¬тивно-территориальных регионов нашего государства (области, района), отдельных населенных пунктов (городов, сел, деревень, поселков, улиц и т. д.); промышленных, сельскохозяйственных, культурных и иных организаций, расположенных или распола¬гавшихся ранее на территории этих административных единиц (фабрик, заводов, больниц, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п.). К тема¬тическим запросам относятся также запросы о жизни и деятельности политических, государственных и общественных деятелей, ученых, дея¬телей культуры и др. Спектр тем, по которым архивы могут предоставить интересующую заявителя информацию, очень широк. Заявители обращаются в архивы с тематическими запросами для получения информации с самыми разными целями. Это, например, на¬писание хроникально-документальных книг «Память» (работа над воссозданием истории областей и районов продолжается и сейчас, координирует ее в каждом районе соответствующий исполком). Информация, которую предоставляют архивы по тематическим запросам, исполь¬зуется в работе по созданию краеведческих музеев. Широко используется представляемая информация организациями во время празднования юбилейных дат. Отдел по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома по данным государственных архивов области ежегодно составляет перечень памятных и юбилейных дат по Гомельской области и направляет в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь для подготовки Календаря знаменательных и памятных дат по истории Беларуси. В этой связи, при праздновании каких – либо юбилейных и знаменательных дат в истории существования организаций, можно за получением необходимой информации обратиться в соответствующий государственный архив. А саму информацию и копии архивных документов, как правило, используют при написании докладов, брошюр, статей в средствах массовой информации, на выставках, при изготовлении буклетов и при проведении других мероприятий, связанных с празднованием той или иной юбилейной даты. В связи с вышеизложенным возникает вопрос: в какой архив нужно обращаться организации за получением соответствующей информации? Все документы по истории Беларуси, начиная с ХV века и до революции 1917 года, образовавшиеся в процессе деятельности губернских, уездных, волостных органов управления, хозяйственно-экономических, культурно-просветительских и других учреждений Полоцкой (1776-1796гг.), Белорусской (1797-1802гг.), Витебской (1802-1917гг.), Могилевской (1772-1796, 1802-1918гг.), Минской (1795-1918гг.) губерний хранятся в государственном учреждении «Национальный исторический архив Беларуси) (ул. Кропоткина, 55 220002 г. Минск). Здесь же хранятся документы по истории Беларуси Великого княжества Литовского и Речи Посполитой. Документы по истории Гомельской губернии до 1919 года находятся на хранении в государственных архивах Российской Федерации, так как губерния входила в состав РСФСР. Иными словами, сведения по истории учреждений и организаций дореволюционного периода, располагавшихся ранее на территории нынешних Минской, Могилевской, Витебской, Гомельской и, частично, Гродненской и Брестской областей, содержатся в документах Национального исторического архива Беларуси. Аналогичные документы по дореволюционной истории западных регионов Беларуси (в большей степени нынешних Гродненской и Брестской областей) хранятся в государственном учреждении «Национальный архив Беларуси в г. Гродно» (пл. Тизенгауза, 2 230023 г. Гродно). Кино-фото-фонодокументы по дореволюционному и послереволюционному периодом истории нашего государства находятся в уникальном, единственном в своем роде архиве – учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (ул. Фоминых, 1, 222720 г. Дзержинск, Минская область). Документы по истории учреждений и организаций послереволюционного периода хранятся в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» (пр. Независимости, 116, 220114 г. Минск), в областных и зональных государственных архивах. В большинстве своем зональные архивы хранят документы, начиная с 1944 года. В государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» находятся документы республиканских органов власти и управления, учреждений и организаций республиканского значения; в областных государственных архивах — органов власти и управления, учреждений и организаций областного уровня, а также организаций некоторых районов; в зональных государственных архивах хранятся документы органов власти и управления, учреждений и организаций районного уровня. Таким образом, для получения необходимой информации, например, районной организации нужно обратиться в соответствующий зональный и областной государственные архивы. Организация, расположенная, например, на территории г. Гомеля, может обращаться в учреждения: «Государственный архив Гомельской области» (8-пер. Ильича, 26а, 246042 г. Гомель) и «Государственный архив общественных объединений Гомельской области» (ул. Крестьянская, 14, 246050 г. Гомель). Исполнения тематического запроса государственными архивами области осуществляется на платной основе. Согласно п.3.1 прейскуранта № 5 на платные работы и услуги выполняемые учреждением «Государственный архив Гомельской области» стоимость такого запроса составляет 55 822 руб. (без просмотра документов) и 111 644 руб. (с просмотром документов).

Какими нормативными документами по организации делопроизводства и работы ведомственных архивов должны руководствоваться юридические и физические лица?
Основным нормативным документом является Закон Республики Беларусь « О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» № 236-З (принят в 1994г., в настоящее время применяется в редакции от 6 января 1999г.). Настоящий Закон обязал все юридические и физические лица, независимо от форм собственности, выполнять требования действующих в республике нормативных актов по делопроизводству и архивному делу, а также решения и указания органов управления архивным делом в областях по этим вопросам. На основании Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах, управлениях и на предприятиях Республики Беларусь» (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995г.№13) могут разрабатываться типовые инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также инструкции о ведении делопроизводства в каждой конкретной организации. Вопросы составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, требования к оформлению дел, порядок их передачи в архив на государственное хранение определены в «Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений и предприятий Республики Беларусь» (утверждены решением коллегии Госкомархива 30 апреля 1997г. №5). Кроме того, в Основных правилах сформулированы порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архивах организаций, порядок уничтожения документов и дел временного хранения. Основным нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе документов на государственное хранение или уничтожение являются Перечни типовых документов с указанием сроков хранения (Мн., 2001г., часть 1, 2007г., часть 2) и ведомственные перечни, которые определяют конкретные сроки хранения видов документов, относящихся к тем или иным вопросам их деятельности. ( Пример: перечни Министерства образования, Министерства здравоохранения и др.) При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовым является Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические указания по его применению, который утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.01.2004г. №69 «Об утверждении, введении в действие, изменении в отмене технических нормативных правовых актов в области стандартизации». Стандарт введен в действие с 1 июля 2005 года.

Какие документы должны формироваться в личном деле?
В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 №2, личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); контракт (государственных служащих); справка-объективка; анкета; копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.). В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности. В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Какой порядок использования бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь?
Порядок изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь закреплен в Указе Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 года №357 « Об упорядочении изготовления и использования бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000г. №1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Согласно Указу право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе РБ воспроизведение Государственного герба РБ на бланках документов является обязательным для всех видов организаций, указанных в данном Положении. При этом изображение Государственного герба должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках (бланках конкретного вида документов). Образец бланка для всех видов организационно – распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов дан в приложении к Указу Президента Республики Беларусь от28 июня 2000г. №357. Этим же Указом утвержден образец гербового бланка для письма, который также предусматривает только продольный вариант оформления реквизитов бланка на двух языках. При разработке бланков должны строго соблюдаться требования стандарта СТБ 6.38 – 2004. В соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Не допускается использование ксерокопий таких бланков при создании документов. Изготовление данных бланков полиграфическим способом осуществляется субъектами хозяйствования, которым выданы соответствующие лицензии. В Гомельской области из предприятий областной коммунальной собственности данную лицензию имеет Коммунальное издательско-полиграфическое унитарное предприятие «Техническая книга» г. Жлобин (адрес: ул. Урицкого, 62, 247210 г. Жлобин, тел. 8 (023 34) 2 14 78, стол заказов 2 11 38). В этой связи государственные органы и иные государственные организации области осуществляют заказ бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь в вышеназванном предприятии при условии предварительного согласования с соответствующим государственным архивом, обслуживающим соответствующую зону, либо отделом по архивам и делопроизводству главного управлению юстиции облисполкома. Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь подлежат обязательному учету. С этой целью на этих бланках проставляются типографским способом учетный порядковый номер. Эти номера допускается размещать на нижнем поле или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.) Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно – регистрационной форме (карточке или журнале). Лицо, персонально ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов, назначается приказом (распоряжением) руководителя. При выдаче бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь непосредственным исполнителям лицо, ответственное за их учет, использование и хранение, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или картотеку). Уничтожаются бланки по акту с отметкой в журнале (картотеке). Приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков, о чем делается отметка в учетно – регистрационной форме после последней записи. Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма. Бланки должны храниться в организациях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Как дела документы, послужившие ос­нованием к изданию приказов по личному составу (заявления, док­ладные записки и др.)?
Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, по­ощрении, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.) издаются, как правило, на основании определенных документов. К таким ки, представления и др. изданию приказов по личному составу, должны соблюдаться общие тре­бования, предъявляемые к формированию дел: документы разных сроков хранения должны помешаться в разные дела; документы, включаемые в дело, должны соответствовать его заго­ в дело должны группироваться документы одного календарного года; документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности. Исходя из указанных выше требований, документы, послужившие основанием к изданию приказов по личному составу, должны формиро­При этом следует учитывать, что ряд документов-оснований подле­жит включению в состав личных дел. К таким документам относятся: заявления о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, направление или представление, справки и иные документы, имеющие отношение к личному делу. состав личных дел. В личные дела не подшиваются, например, такиедо­кументы, как справки о местожительстве, медицинские справки, заявле­ния о предоставлении отпуска, докладные записки о коман­дировании работников или наложении взысканий и другие документы второстепенного значения. Указанные документы, не вошедшие в состав личных дел, группируются в отдельное дело. Кроме того, личные дела ведутся не на всех работников организа­ции, а, как правило, на основной персонал, специалистов. На технических работников, рабочих ведутся только личные учетные карточки (форма Т-2). Поэтому документы, послужившие основанием для издания приказов но личному составу этой категории работников, должны подши­Такое дело должно быть включено в номенклатуру дел организа­ции. Заголовок дела, как правило, формулируется следующим образом: «Документы к приказам по личному составу(листки по учету кадров, заявления, представления, справки, докладные записки, копии и выписки из приказов и др.), не вошедшие в со­став личных дел». Срок хранения такого дела — 3 года в соответствии с пунктом 224 Перечня типовых документов, органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указаниями сроков хранения, зарегистрированного в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 18.12.2006г. №8/15517 (далее — Перечень). рока хранения которых –3 года (см. пункт 219 Перечня: -После истечения срока действия трудовых договоров, контрактов. Контракты с госслужащими – 75 лет) такжеявляются основа­ниями для издания приказов по личному составу,формируются в само­стоятельное дело отдельно от других документов-оснований или вклю­чаются в состав личных дел.

В процессе деятельности негосударственной организации об­разуется небольшое дел. Возможно ли уничтожение дел с истекшими сроками хранения (ежегодно от 5 до 15 дел) с помощью уничтожителя бумаг либо иным способом, на­пример, путем сожжения, то есть без обращения в организации, ведающие заготовкой вторичною сырья (описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы утверж­дены в установленном порядке)? Если да, то каким образом это следует отражать в акте о выделении документов к уничтожению?
Согласно Основным правилам работы архивов центральных и мест­ганов государственной власти и управления, учреждений, орга­низаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденным постанов­лением коллегии Госкомархива от 30.04.1997г. № 5 (зарегистрированы в Национальном тре правовых актов Республики Беларусь 24.08.200г. г.№8/6918) отобранные к уничтожению и включенные в акт докумен­ты должны передаваться организациям, ведающим заготовкой вторич­ного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными наклад­ными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В связи с изложенным уничтожение документов с испекшими сро­не допускается. Исключение в соответствии с нормативными правовыми актами Рес­публики Беларусь делается для документов, содержащих так называе­мую «конфиденциальную информацию» и соответствующие ограничи­тельные грифы («Секретно», «Для служебного пользования» и т.п.). Уничтожение таких документов осуществляется с составлением отдель­ного акта и отражением факта уничтожения в учетных формах.

 

 

Назад     Вернуться на главную